Saviez-vous qu’il y avait une journée nationale de la productivité ? Et oui et c'est le 20 juin. De par la mission de La Planificatrice, je ne pouvais pas passer à côté de vous proposer quelques rapides conseils en lien avec la productivité, donc je vous offre mes 10 meilleurs trucs ainsi qu'un outil gratuit à télécharger, qui vous permettront d'être plus productive, tant au travail qu'à la maison.
MODE AVION
Vous savez, il n’est pas interdit de mettre son cellulaire en mode avion quand vous êtes sur la terre ferme. C’est une méthode super simple qui permet de continuer à avoir accès à son cellulaire pour des outils comme la calculatrice ou de la musique, sans être constamment dérangée par les notifications ou d’être tentée d’aller voir sur les réseaux sociaux ce qui a bien pu se passer au cours de la dernière heure.
PROGRAMMER UNE MINUTERIE
Quand je travaille, je deviens très concentrée et productive sur la tâche lorsque je me donne une durée bien précise pour l’effectuer. C’est prouvé qu‘après une période de concentration de 50 minutes, notre cerveau a besoin d’une pause pour retrouver le même niveau de concentration donc de programmer une sonnerie après 45 ou 50 minutes de travail pour prendre une courte pause est une excellente idée pour recharger sa productivité. Sachez également mesdames (et les messieurs qui lisent) que la minuterie est d'ailleurs une excellente façon de faire des tâches que nous aimons moins, comme ramasser, faire le ménage et la vaisselle ;).
C’est mon amie Véronique qui m’a partagé ce truc il y a quelques temps. Le but de l'exercice est de se donner une durée précise (ex : 5 minutes) pour une tâche ménagère (ex : ramasser la cuisine après le repas) et de ne RIEN faire d’autre pendant cette durée prédéterminée. Donc pas de podcast, pas de télé, pas de conversation ... juste moi, mes mains et mon torchon. Au moment où la minuterie se fait entendre, j’arrête de ramasser, même si je n’ai pas terminé. C’est assez impressionnant la quantité de choses que nous pourrons ranger et nettoyer en seulement 5 minutes quand on se donne la peine d’être concentrée, et le fait de ressentir un certain besoin d’urgence me pousse à être davantage efficace.
PLANIFIER LES TÂCHES DE SA SEMAINE
Il ne faut pas sous-estimer la puissance de la planification de la semaine, parce que ça marche. Plusieurs ne prennent pas le temps de planifier les tâches de leur semaine par manque de temps, mais en réalité, le fait de prendre de 30 à 60 minutes le dimanche pour planifier votre semaine à venir vous fera, au final, sauver un nombre d'heures assez impressionnant. Je pourrais littéralement en parler pendant 3 jours tellement j’y crois et que ça me passionne, mais je ne veux pas m’éterniser ici et j’ai déjà un précédent billet de blogue qui traite ce sujet dans les moindres détails et qui vous explique comment faire. Vous pouvez le consulter ici et profitez-en d’ailleurs pour télécharger mon outil gratuit qui l'accompagne.
PRENDRE DU TEMPS POUR SOI
Et oui, ça m’a pris 30 ans à le comprendre et c’est un véritable défi quotidien pour moi, mais le fait de prendre du temps pour moi me permet d’être plus productive. Quand je prends du temps pour moi, cela signifie que je pratique des activités qui me plaisent et ainsi, lorsque je travaille, je suis concentrée sur le travail ou bien lorsque je m'occupe de mon fils, je suis 100 % avec lui. Si je ne m'accorde pas de temps personnel, je tombe rapidement en mode multi-tâches et plutôt que d'accorder toute mon attention à une activité en particulier, j'essais d'accorder un peu d'attention à tout.
Le résultat à la fin de ma journée est que je n'ai pas été très productive. J'ai constaté que cette tendance à perdre le focus survient normalement lorsque je n'ai pas pris de temps pour moi. Il ne s'agit pas ici d'aller passer une journée au spa à toutes les semaines (bien que ce soit une bonne idée !), mais vous pouvez seulement décider de ne pas dîner à votre bureau, d'aller dehors quelques minutes ou de changer d'air. Alors prendre du temps, c'est payant, et c'est une fausse croyance que de penser que nous sommes productifs en travaillant 10 heures d'affilées sans quitter sa chaise de bureau.
PLANIFIER UNE PÉRIODE POUR RÉPONDRE AUX MESSAGES
Ha ces messages ! Que faisions-nous avant les courriels, Messenger, Instagram et compagnie ? En plus, est-ce moi ou j'ai l'impression qu'il y a beaucoup trop de canaux de communication à gérer ? Honnêtement, il y a des amies avec qui je communique littéralement via 7 médias différents (téléphone, texto de cellulaire, FaceTime, Zoom, courriel, Instagram et Messenger). Et plusieurs d'entre nous ont une notification pour la plupart de ces médias qui vous indiquent lorsqu'une personne veut communiquer avec nous ou que nous avons un nouveau message ce qui peut facilement et dangereusement devenir du clavardage.
Ce qui m'étonne, c'est que les gens le font alors même qu'ils sont au travail. Je suis consciente que c'est une nouvelle réalité à laquelle nous devons nous adapter, mais saviez-vous que lorsque nous arrêtons de faire une tâche en raison d'une distraction, cela nous prend en moyenne 12 minutes à retrouver le niveau de concentration dans lequel nous nous trouvions ? Donc si vous répondez constamment à vos messages pendant la journée, ne cherchez pas de midi à quatorze heures la raison pour laquelle vous n'avez pas été aussi productive que vous ne le vouliez. Personnellement, j'essais le plus possible de répondre à mes messages à l'ordinateur (parce que c'est nettement plus rapide et efficace) en raison d'environ deux fois par jour.
S'ATTAQUER AUX PLUS GROSSES TÂCHES LE MATIN
Je vous encourage à entamer vos tâches d'importance le matin car plus la journée avancera, plus des obstacles surviendront et c'est également prouvé que les actions que nous posons en matinée sont beaucoup plus mécaniques que si elles sont effectuées plus tard dans la journée, car nous nous posons, entre autres, moins de questions.
MISER SUR LES ACTIONS PAYANTES
Je sais que de passer des heures à faire des recherches sur Internet est souvent tentant lorsqu'il est question de le faire en lien avec un projet qui nous tient à coeur, mais est-ce vraiment payant ? Je ne parle pas au sens monétaire, mais plutôt au sens de la productivité et de la rentabilité de votre temps. Pour vous donner un exemple tiré de ma propre expérience, lorsque j'ai créé ce blogue, j'aurais pu passer des heures et des heures, et je dirais même des jours et des jours à seulement visiter d'autres blogues, me faire un tableau Pinterest, m'inspirer de belles images, etc. Mais le fait est que je n'aurais pas été très productive et ces actions pourtant alléchantes ne m'auraient pas rapproché de mon objectif bien rapidement.
Dans mon cas, les actions payantes, bien qu'elles étaient nettement moins attirantes que d'aller sur Pinterest ou sur Google, étaient de créer mon site Web et de commencer à écrire.
MISER SUR L'ACTION ET NON LA PERFECTION
Ce conseil est le titre même d'un de mes tous premiers billets que vous pouvez lire en détail ici. En résumé, rappelez-vous que "Done is better than perfect". La productivité et la perfection ne font pas très bon ménage ... et je vous avoue que c'est très difficile pour moi de miser sur l'action et d'apprendre à délaisser la perfection. Mais vous savez quoi, c'est possible et plus on s'y habitue, plus on s'y fait !
DEMANDER DE L'AIDE
Ce n'est pas facile, mais ça s'apprend aussi. Je vous invite à lire un autre de mes billets où je vous indique comment apprendre à demander de l'aide en 3 étapes faciles. Que ce soit en demandant de l'aide à un membre de votre famille ou en déléguant des tâches à un collègue, pour être productive, il faut parfois apprendre à déléguer, même si c'est difficile et que vous être aussi perfectionniste que je le suis (ou que je l'étais devrais-je dire ... !).
SE LEVER PLUS TÔT
Le manque de temps est une des raisons principales qui fait que nous ne sommes, selon nous, pas assez productives. C'est pourquoi je me lève volontairement à 5 heures à tous les matins. Je profite d'une première heure pour moi où je m'adonne à des activités bien précises et je profite de l'autre heure/heure et demie pour travailler. Je prône la pratique de se lever plus tôt et je pourrais vous parler des bienfaits pendant des heures ! Et si vous vous posez la question : oui, cela veut dire que vous devrez vous coucher plus tôt parce que la productivité passe également par notre niveau d'énergie.
Conseil de planificatrice : mes meilleurs trucs sont réunis dans ce billet et j'ai cru bon créer un petit résumé PDF que je vous recommande d'imprimer afin de l'avoir près de vous. Installez-le sur votre frigo (si vous voulez être plus productive à la maison) ou à votre bureau (si vous aspirez à être plus productive au travail).
À bientôt xoxo
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