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Vous sentez-vous parfois étourdie par le nombre de projets sur lesquels vous travaillez? Dans cet épisode, je partage comment gérer plusieurs projets en même temps sans s'épuiser. De l'agenda à la création de nouveaux produits, en passant par du coaching et différents lancements … sans oublier mes tâches habituelles, découvrez mes astuces pour rester organisée et efficace. Ne manquez pas cet épisode rempli de conseils pratiques pour optimiser votre gestion de projets et atteindre vos objectifs sans stress!
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J’ai récemment dit à mon chum quels étaient les projets sur lesquels je travaillais et après les avoir nommés, je me suis sentie étourdie parce qu’il y en avait plusieurs. Ce qui est intéressant toutefois, c’est que dans ma vie, je ne me sens vraiment pas étourdie. J’ai donc eu envie de vous expliquer comment gérer plusieurs projets en même temps, sans s’épuiser.
Si vous ne connaissez pas mon parcours professionnel, j’ai été chargée de projets pendant une dizaine d’années avant de lancer mon entreprise. Bien que j’étais très douée dans la gestion de projets et que j’arrivais à avancer plusieurs dossiers simultanément, la vérité c’est que j’avais encore beaucoup à apprendre parce que ce métier et la fille que j’étais à l’époque m’ont conduit vers l’épuisement professionnel.
Je vais donc vous partager 5 conseils pour que vous sachiez comment gérer plusieurs projets en même temps sans s'épuiser. À la fin de chacun des conseils, je vais vous dire si je le faisais avant ou non. Et si je ne le faisais pas, je vais vous expliquer ce que j’aurais dû faire.
1.Répartir les projets dans le temps grâce à la planification
Lorsque j’ai un nouveau projet en tête, s’il est moindrement ambitieux, je crée toujours un échéancier. L’échéancier de projet me permet de voir s’il y a des moments où ça va coincer dans le temps, si c’est réaliste pour moi de réaliser tout ceci dans le délai souhaité, et il me permet aussi de valider si je dois déléguer certaines parties. L’exercice de l’échéancier me permet aussi de fragmenter mon projet et d’y voir plus clair. Moi aussi, j’ai peur parfois lorsque je pense à certains projets ou bien aux nombreux projets que je devrai avancer simultanément. Cependant, grâce à la planification, j’arrive à y voir plus clair et à les répartir adéquatement.
Par exemple, je sais qu’au début août de chaque année, je lance mon agenda. Le mois de juillet est souvent dédié à la préparation du lancement, et j’ai aussi des vacances d’été. C’est donc clair pour moi que juillet et août sont déjà complets. Il m’est donc impossible pour le moment d’ajouter d’autres projets. D’ailleurs, il faut garder en tête que la date de livraison d’un projet n’est pas l’unique information importante. Un projet demande du temps et de la préparation.
Par exemple, j’ai été approchée pour collaborer sur des projets en septembre. Je viens de vous dire que juillet et août étaient complets… mais pas le mois de septembre. J’ai quand même pris la décision de décliner les opportunités de septembre parce qu’elles m’auraient demandé beaucoup de travail en août. Si je ne planifiais pas ou si je ne me donnais pas la peine de fragmenter les projets, je n’aurais pas eu cette vue d’ensemble.
Nous avons souvent envie de réaliser plusieurs projets en même temps, mais la clé, si vous voulez vraiment les réussir, c’est de les répartir dans le temps de façon logique.
Dans mon ancien travail, je n’avais pas la possibilité de répartir les dossiers dans le temps. Ils m’étaient imposés. Nous n’étions pas un hôtel qui pouvait dire non lorsque les salles étaient toutes louées et qu’il n’y avait plus rien de disponible... nous disions « oui » à tout. Si vous vous reconnaissez ici, il est super important de présenter vos limites à votre employeur. Je pense qu’avec un échéancier et une planification efficace, vous pourrez le démontrer. Si les projets doivent quand même être réalisés, des ressources supplémentaires pourront peut-être être justifiées, ou votre employeur réalisera que ce n’est tout simplement plus possible d’en prendre davantage.
2. Intégrer de nouveaux projets lorsque les anciens sont ancrés
La première année de La Planificatrice a été concentrée sur le développement de la communauté. La seconde année a été destinée à générer mes premiers revenus sérieux. Durant cette année-là, toute ma gestion de contenu était bien « rodée ». Lorsque j’ai ajouté de nouveaux projets qui allaient me rapporter des revenus, ils se sont intégrés au reste plus facilement. Au cours de cette année-là, j’ai lancé trois gros projets que j’ai volontairement répartis dans le temps de manière précise : mon service d’accompagnement en janvier, ma première formation en ligne en avril, et mon premier agenda en août. Par exemple, si vous voulez lancer un podcast, une infolettre et être constante sur les médias sociaux, si vous étiez ma cliente, je vous dirais d’y aller un projet à la fois et d’en ajouter un nouveau seulement lorsque le précédent sera bien intégré et « rodé ». C’est possible de tout faire. Vous ne pouvez seulement pas tout faire en même temps.
Dans mon ancien travail, au départ, j’ai dû intégrer plusieurs nouveaux projets en même temps. Je n’ai pas eu le luxe de m’acclimater. C’est souvent la réalité d’un nouvel emploi et, en quelque sorte, c’est correct, parce qu’il faut apprendre. Si vous êtes bien accompagnée, il doit y avoir des procédures ou vous devez être formée au minimum. Mon conseil s’adresse alors peut-être plus aux personnes qui ont un certain contrôle sur leurs projets.
3. Déléguer
C’est possible de gérer plusieurs projets en solo (je l’ai déjà fait!), mais un jour, vous atteindrez une limite et votre emploi du temps ne vous permettra plus d’en prendre davantage. Personnellement, je délègue à mon adjointe virtuelle, à ma stratège marketing, à ma graphiste, et je délègue aussi la gestion de projets de certaines idées en cours. En complément à ce que je délègue, je me fais également aider par des coaches et je me procure des formations précises. Tout ceci m’outille dans la gestion de mes projets. Je perds donc moins de temps à trouver les réponses et je peux ainsi suivre un plan précis, même si le projet est nouveau. Déléguer me permet de réaliser davantage de projets plus rapidement, sans devoir travailler plus. Déléguer est une excellente façon de mener plusieurs projets de front sans s’épuiser.
Dans mon ancien travail, je me plaignais de ne pas pouvoir déléguer, et lorsque je le pouvais, je préférais souvent tout faire moi-même pour gagner du temps. Je pense que le contexte de mon ancien travail faisait en sorte que j'avais tout simplement trop sur mes épaules, tout le temps et depuis trop longtemps. Cependant, déléguer demeure une clé importante pour gérer plusieurs projets en même temps. Pour faciliter la délégation, travaillez avec un échéancier ;-).
4. Dire non à ce qui n’est pas aligné à la vision
Dire non à des opportunités: Par exemple, j’ai été approché par 3 entreprises récemment afin de m’impliquer dans 3 projets distincts super intéressants qui m’auraient offert une grande visibilité à l’automne. J’ai refusé parce que ce n’était pas aligné avec ma vision du moment, mes priorités et en fonction de ma planification, je sais que ça aurait été trop.
Dire non à ses propres idées et inspirations: Je prends des notes pour ne rien oublier et je m’autorise à remettre à plus tard des idées qui sont vraiment bonnes. Remettre à plus tard est une bonne idée, ça signifie qu’on lui accorde de la valeur. Je préfère remettre une idée à l’an prochain afin de lui accorder le temps et l’énergie qu’elle mérite plutôt que de le faire en vitesse maintenant et ne pas être pleinement satisfaite.
Dans mon ancien travail, je n’avais pas la possibilité de refuser des mandats. Je vous épargne les détails, mais nous avions une entente avec un client et notre rôle était de livrer tous les mandats qui nous étaient confiés. Si vous vous reconnaissez ici, la solution réside beaucoup dans la délégation et pour justifier la délégation, il faut planifier afin de savoir quoi et quand la délégation devient nécessaire.
5. Je priorise ce qui n'est pas urgent
Dans tous les projets que j’ai nommés, seul l’agenda peut devenir urgent. Le reste n’est aucunement urgent. C’est en misant sur les projets non urgents (mais importants!) qu’on se sent accompli à la fin de nos journées et de nos semaines. C’est ce qui donne un certain sens à notre vie professionnelle. Si je ne faisais que les tâches « normales » de mon entreprise, j’aurais le sentiment de stagner. Je fais donc de la place pour ce qui n’est pas urgent dans mon horaire, même si ce n’est que 30 minutes par semaine, et au fil du temps, cela donne des projets!
Dans mon ancien travail, je ne le faisais jamais… donc mon travail ne faisait pas de sens pour moi. Je rêvais de mettre en place des projets propres à mon rôle de chef d’équipe, mais je ne me donnais jamais la permission de le faire. Si c’était à refaire, je prioriserais du temps, chaque semaine, pour avancer ces projets importants mais non urgents. Gardez en tête qu’avancer tranquillement, c’est mieux que de ne jamais commencer.
CONCLUSION
Je vous propose trois solutions pour aller plus loin dans la gestion de vos projets, si vous désirez enfin avancer vers l’atteinte de ceux-ci et de vos objectifs.
Écoutez l’épisode 11 du podcast, où je vous partage cinq trucs pour réaliser vos projets.
Suivez mon webinaire gratuit sur la gestion des priorités. Il dure 60 minutes, et je vous assure que ce sont 60 minutes très bien investies. Vous comprendrez la différence entre les tâches importantes et les tâches urgentes.
Pour aller à la vitesse grand V, j’aide plusieurs étudiantes à réaliser leurs objectifs à travers ma formation en ligne "Réaliser ses objectifs efficacement". Dans cette formation, je les accompagne dans la réalisation de leurs objectifs, notamment dans la planification de ceux-ci dans le temps. C’est très concret. Je partage des outils, comme mes échéanciers, et j’explique comment les utiliser. Pour découvrir cette formation, cliquez sur le lien dans les show notes. J’offre même un plan de paiement en trois versements. Je pense que c’est une formation que tout le monde devrait suivre, honnêtement, et lorsque je l’ai créée, j’ai vraiment mis mon chapeau de chargée de projets.
En fonction de la vitesse à laquelle vous voulez aller, je vous invite à choisir l’option qui vous convient le mieux et je suis certaine que ça vous aidera grandement à savoir comment gérer plusieurs projets en même temps sans s'épuiser.
Émilie xo
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Émilie xo