Ce n'est pas parce que vous avez un agenda que vous êtes organisée. En toute honnêteté, faites-vous partie de la catégorie de personnes qui se procurent hâtivement un bel agenda en début d'année dans l'optique de devenir la version la plus organisée de soi-même, et après quelques semaines à peine, vous cessez tout simplement de l'utiliser ? Je vous présente ci-dessous 5 façons pour mieux utiliser son agenda.
Si vous vous reconnaissez dans cette description, sachez que vous êtes loin d'être la seule ! Les gens pensent souvent qu'ils deviendront automatiquement organisés en se procurant un outil de gestion du temps et de planification, alors que ce n'est pas ainsi que ça fontionne. Le simple fait d'acheter un véhicule ne fait pas de vous une bonne conductrice et l'achat d'un four de qualité ne vous transforme pas en une fabuleuse cuisinière. Il est est de même pour l'agenda et l'organisation ;-).
La planification est un processus et bien qu'il existe des outils qui peuvent nous aider à propulser notre efficacité, comme c'est le cas de l'agenda entre autres, il faut d'abord et avant tout apprendre à planifier et à bien utiliser son agenda.
L'utilisation de l'agenda en soi est relativement simple, au point où personne ne nous a réellement appris à s'en servir. Par contre, afin d'en tirer un maximum de bienfaits et qu'il devienne un outil véritablement utile, il y a quelques règles de base à suivre que je vous explique ci-dessous.
1. CHOISIR UN AGENDA ADAPTÉ À VOS BESOINS
Votre meilleure amie vous a peut-être recommandé « LE » meilleur agenda, mais est-il réellement adapté à vos besoins ? J'ai fait plusieurs recherches au cours de la dernière année, et je vous confirme que l'industrie de l'agenda est un très gros marché, tant pour le volet numérique que le volet papier.
Que vous soyez plus de type électronique ou papier, on en retrouve honnêtement pour tous les goûts. Que vous soyez artistique, cartésienne, maman à la maison ou présidente d'une grande entreprise, vous pouvez assurément trouver votre compte à condition de bien connaître ses besoins.
En un premier temps, une des 5 façons pour mieux utiliser son agenda est de se questionner à savoir quels sont les besoins réels par rapport à cet outil de gestion de temps. Afin de vous aider dans votre réflexion, je vous propose quelques questions .
Est-ce que vous utilisez votre agenda uniquement pour le travail, uniquement pour la maison ou pour les deux ?
Préférez-vous un agenda papier ou électronique ?
Nécessitez-vous un agenda pour y inscrire vos tâches, vos rendez-vous ou les deux ?
Préférez-vous une planification quotidienne ou hebdomadaire qui propose une vue d'ensemble ?
Qu'est-ce qui est important pour vous lorsque vous utilisez un agenda ?
Quels sont les principaux irritants que vous avez rencontrés lors de l'utilisation de vos précédents agendas ?
Aimez-vous lorsqu'un agenda propose des exercices d'introspection et de développement personnel ou si au contraire, vous préférez un agenda qui se concentre uniquement sur la planification ?
Je pourrais poursuivre ainsi encore longtemps, mais si vous avez été capable de répondre à ces 7 questions, vous connaissez déjà mieux vos besoins par rapport à l'agenda et la sélection de votre outil (ou la validation de celui que vous possédez déjà) devrait être facilité.
Lorsque vos besoins sont clairement identifiés, vous pouvez alors aller magasiner et y aller par élimination, ce sera ainsi plus simple parce que pouvez trouver une quantité d'agendas assez impressionnante en librairie ou en ligne.
Si vous avez besoin d'inspiration, sachez que j'ai évalué, essayé et commenté quelques agendas et planificateurs en début d'année et j'ai enregistré une capsule vidéo sur ma chaîne YouTube.
Et une petite note pour conclure ce point : c'est correct de vouloir un agenda qui est esthétiquement beau. Après tout, il vous accompagne pendant 365 jours, c'est donc important que vous l'aimiez et que vous appréciez son utilisation !
2. UTILISER LES HEURES POUR CRÉER DES BLOCS DE TEMPS
Que vous utilisiez l'agenda électronique ou papier, vous y trouverez certainement des heures commençant normalement tôt en matinée pour se terminer quelque part en soirée. Si votre agenda n'a pas d'heure ... je vous annonce que ce n'est dans ce cas pas un agenda :). Selon le produit, il s'agit peut-être plutôt d'un planificateur qui lui, est un outil qui axe normalement plus sur les tâches et l'atteinte d'objectifs. Pour la distinction entre ces deux produits qui sont souvent complémentaires, référez-vous à ma publication Facebook en cliquant ici.
Donc pour revenir aux heures qui sont indiquées dans notre agenda, sachez qu'elles ne sont pas uniquement inscrites pour y insérer nos rendez-vous et réunions. Une des façons pour mieux utiliser son agenda, et qui est à mon avis une des meilleures techniques de gestion de temps que je connaisse : les blocs de temps.
C'est très simple. Il suffit de choisir une tâche ou un projet sur lequel vous voulez travailler, et de vous bloquer une période de temps précise à l'agenda pour le faire. C'est tout.
Si vous avez l'habitude de procrastiner et de remettre à plus tard une tâche quelconque par manque de temps, bloquez-vous une période de temps à votre horaire et honorez ce rendez-vous personnel comme s'il s'agissait d'une rencontre importante. Les blocs de temps peuvent être de la durée de votre choix. Pour y voir un certain résultat par contre, je vous recommande d'y aller avec des blocs de minimum une heure.
Lorsque je pratique les blocs de temps sur un projet précis, je remarque que je suis beaucoup plus concentrée et efficace. Le simple fait de dédier du temps de qualité à mon projet me procure automatiquement un sentiment d'accomplissement et je sais qu'au bout de ce bloc de temps, que la tâche soit terminée ou pas, j'aurai au moins avancé.
3. SE PERMETTRE UN PEU DE FLEXIBILITÉ
La flexibilité est quelque chose avec laquelle j'apprends à cohabiter de plus en plus. Auparavant, j'avais l'habitude de surcharger mes semaines au point où je n'arrivais jamais à tout faire (et en bonus, j'étais complètement épuisée). En bref, je ne me permettais jamais de déroger de mon planning.
Aujourd'hui, je constate qu'une de mes forces dans la planification de mes semaines, c'est justement la flexibilité. La flexibilité me permet de jouer avec mes blocs de temps si un RDV avec une cliente est changé ou si un imprévu survient. C'est une des meilleures façons pour mieux utiliser son agenda.
Par exemple, si vous avez toujours une réunion d'équipe le jeudi matin et qu'à la suite de celle-ci, vous avez toujours un grand nombre d'imprévus à régler, ne vous bloquez rien le jeudi après-midi. Par « rien », je parle de RDV, mais aussi de tâches. Si vous savez que le vendredi après-midi, votre cerveau n'est pas au sommet de ses capacités, prévoyez cet espace-temps avec flexibilité.
La flexibilité est essentielle, même pour les plus disciplinées d'entre nous !
4. PLANIFIER LES SEMAINES EN AVANCE
Une de meilleures façons de mieux utiliser son agenda est de prendre le temps de planifier sa semaine dans cet outil. Le faire vous fera gagner beaucoup de temps. Ça semble peut-être illogique, mais rien n'est plus vrai ! Je ne commence jamais mes semaines sans savoir exactement de quoi mes journées seront composées. La vue d'ensemble me sécurise énormément et me permet non seulement de faire face aux imprévus avec facilité, mais je constate que cette méthode me permet d'atteindre les objectifs que je me fixe beaucoup plus rapidement et facilement.
Je vous recommande de vous bloquer une heure à votre agenda le dimanche afin d'effectuer la planification de la semaine à venir. Si le dimanche n'est pas le bon moment pour vous, tentez de voir si le samedi ou vendredi après-midi peuvent fonctionner. L'objectif est de commencer la semaine avec un sentiment de contrôle. Il n'est jamais trop tard pour planifier sa semaine, mais je vous assure que vous vous sentirez mieux si vous vous levez le lundi matin en sachant exactement de quoi votre semaine sera composée. Pour utiliser un agenda à son plein potentiel, planifiez vos semaines à l'avance.
5. CONSULTER RÉGULIÈREMENT L'AGENDA
L'agenda, qu'il soit électronique ou papier, est un outil qui doit être consulté régulièrement. Si je n'avais qu'un conseil à vous donner, ce serait celui-ci. Personnellement, j'y jette un oeil plusieurs fois par jour. Si vous êtes du genre à ne le consulter qu'une fois par semaine ou une fois par mois, aussi bien dire que vous n'avez pas d'agenda. L'une des meilleures façons pour mieux utiliser son agenda est de le consulter très souvent.
Je vois l'agenda un peu comme un compte en banque. Pour bien gérer son argent et investir intelligemment, il faut connaître la somme d'argent que nous possédons. C'est pareil pour le temps. Pour bien gérer son temps et l'investir intelligemment, il faut savoir exactement le temps que nous avons à notre disposition, et c'est l'agenda qui peut nous le dire.
L'agenda a une meilleure mémoire que vous.
Gardez en tête que le temps est l'une des choses les plus précieuses qui soit à votre disposition, alors sachez en faire bon usage, et l'agenda est là pour vous aider.
Si vous n'avez pas l'habitude de vous référer régulièrement à votre agenda, je vous recommande ce qui suit. Avant de débuter votre journée (soit avant d'aller lire vos messages sur votre cellulaire ou d'ouvrir votre ordinateur), ouvrez votre agenda et regardez de quoi sera composée votre journée. En milieu de journée, retournez voir votre agenda et effectuez des changements si nécessaires. Par exemple, si vous jugez qu'un RDV doit être déplacé ou si des tâches doivent être repoussées, faites-le. Et enfin, à la fin de la journée, prenez une petite minute (ou deux) de recul afin d'évaluer le rendement des dernières heures et consultez le planning du lendemain afin de vous préparer mentalement.
Votre agenda peut réellement être votre meilleur ami. Apprenez à bien l'utiliser et il vous donnera du temps en échange ;-). J'espère que ces 5 façons pour mieux utiliser son agenda vous seront utiles.
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Vous pouvez aussi télécharger gratuitement mon guide sur la saine gestion du temps qui vous permettra de calculer les heures réelles que vous avez à votre disposition dans une semaine. Je partage également dans cet outil des stratégies que vous pourrez rapidement mettre en place afin de trouver du temps pour vos projets et que qui compte vraiment pour vous.
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* Le féminin est ici utilisé dans le but d'alléger le texte ;-).
