Soyez honnête. Combien de fois dans une journée répétez-vous que vous manquez de temps? Bien que, depuis quelques années, j'ai remplacé la phrase « je n'ai pas le temps » par « je choisis de ne pas prendre le temps » ou « ce n'est pas une priorité », je vous avoue que tout naturellement, j'ai envie de me répéter cette phrase assez fréquemment ;-). Je crois que c'est dans notre nature et c'est bien ancré dans notre société que de constamment vouloir se sentir occupée. Comme je sais que plusieurs ne parviennent pas à tout faire ou à investir du temps de qualité dans des projets qui leur tiennent à coeur, je vous propose aujourd'hui 5 façons de créer du temps dans sa journée. Prenez le ou les conseils qui vous parlent et implantez-les dans votre quotidien aujourd'hui.
SE LEVER PLUS TÔT
Je sais qu'être matinale n'est pas pour tout le monde, donc si l'idée de vous lever 30 à 60 minutes pour tôt ne résonne pas avec vous, passez au conseil suivant ;-). De mon côté, je peux affirmer que c'est en me levant plus tôt que je suis parvenue à créer mon entreprise, et que j'arrive à lire autant de livres ainsi qu'à me créer autant de temps personnel. Sans exagérer, je vais chercher plus de 360 heures par année tout simplement en choisissant de me lever plus tôt. Des 5 façons de créer du temps dans sa journée que je vous partage ici, celui-ci est mon favori!
Donc si ça fait un moment que vous vous répétez que vous devriez vous lever plus tôt, voyez la lecture de ce billet de blogue comme le rappel ultime! Je crois qu'il n'y a pas de hasard et si vous lisez présentement ces lignes, c'est qu'il est temps. Alors à ce moment même, prenez votre cellulaire ou ouvrez votre agenda, et programmez votre réveil 30 à 60 minutes plus tôt pour demain matin. Ensuite, définissez déjà ce que vous ferez pendant cette période de temps additionnel. En profiterez-vous pour prendre un peu de temps pour vous (ce que je vous recommande) ou si vous utiliserez ces précieuses minutes pour répondre à vos courriels (ce que je ne vous recommande pas)? À vous de choisir!
Si vous avez envie de connaître ma routine et mon rituel matinal, je vous encourage à lire ces articles forts populaires :
PLANIFIER SA SEMAINE
Je sais que j'en parle souvent, mais comme on dit qu'il faut lire quelque chose 7 à 13 fois avant de l'assimiler réellement, je me permets de le répéter encore une fois : planifier votre semaine vous fera gagner 10 heures! 10 heures, c'est plus qu'une heure par jour et ça ne vous demande même pas de vous lever plus tôt. Alors, qu'en dites-vous ;-)? Je vous encourage fortement à choisir un agenda que vous aimez (si vous n'êtes pas pleinement satisfaite du vôtre, assurez-vous de découvrir celui de La Planificatrice juste ici) et planifiez dans le détail les 7 journées de votre semaine. Lorsqu'il est question de planification hebdomadaire, je réalise que plusieurs font l'erreur de ne planifier que les rendez-vous. En vérité, vous ne faites pas qu'assister à des réunions, n'est-ce pas? Il est donc essentiel de planifier également les tâches que vous envisagez accomplir. De plus, tout comme vous le faites avec les réunions, définissez en avance la journée à laquelle vous effectuerez chacune de vos tâches. Ainsi, votre horaire sera beaucoup plus réaliste et vous vous sentirez certainement plus accomplie à la fin de votre semaine.
Si vous souhaitez connaître la façon dont je planifie ma semaine, assurez-vous de lire mon billet Comment planifier ses tâches pour devenir plus efficace. Et si vous désirez connaître les erreurs à ne pas commettre lorsqu'il est question de planifier, c'est vers le billet suivant que je veux vous diriger : Les 10 erreurs à éviter lorsque vous planifiez votre semaine. Passons maintenant à une autre des 5 façons de créer du temps dans sa journée.
BATCH WORKING (TRAVAIL GROUPÉ)
Le batch cooking, vous connaissez? Eh bien c'est pareil! Avouez que vous êtes hautement plus efficace lorsque vous faites la préparation de plusieurs repas en même temps que lorsque vous y allez un à la fois! Je vous invite donc à regarder toutes les tâches que vous aspirez faire dans un avenir rapproché et à évaluer les récurrences et les ressemblances. Ensuite, classez vos tâches par catégories selon ce que vous devez faire. Il pourrait s'agir par exemple de « Administration », « Rédaction » ou « Ventes ». Si vous préférez, vous pourriez également être plus précise comme « Facturation », « Répondre aux courriels », « Rédaction d'infolettres », « Rédaction de contrats et/ou de soumissions », etc. Vous saisissez?
Et enfin, selon la nature des tâches et la durée de celles-ci, prévoyez-vous des blocs de temps ou des journées entières pour effectuer ces tâches en série. Si je peux vous donner quelques exemples, il m'arrive très souvent de condenser toutes mes réunions hebdomadaires en une seule journée. Également, environ 4 fois par année, je me prévois des retraites d'écriture d'une durée de 5 jours pendant lesquels je rédige du matin au soir sans être connectée à Internet. Comme je suis dans mon flow d'écriture la majeure partie de ma semaine, je parviens à rédiger le triple (voire même plus) de contenu que si j'essayais de le faire ici et là à travers mes autres tâches.
NE PAS RÉPONDRE AUX COURRIELS EN DÉBUTANT LA JOURNÉE
Ce conseil, je le donne à pratiquement toutes mes clientes de mon service d'accompagnement.
Le secret d'une journée imprégnée d'urgences mal gérées et d'imprévus, c'est qu'elle commence presque toujours par des courriels, n'êtes-vous pas d'accord? Bon, je sais que c'est beaucoup plus facile à dire qu'à faire, et pour être franche, bien que je prône ce principe, il m'arrive à moi aussi de ne pas le respecter! Des 5 façons de créer du temps dans sa journée que je vous partage, celui-ci est à mon avis celui qui aura le plus grand impact sur votre productivité.
Donc mon conseil si vous voulez gagner du temps dans votre journée est de commencer la journée en travaillant sur une tâche importante qui est directement liée à vos priorités. Selon la durée de la tâche à accomplir, n'hésitez pas à utiliser la méthode Pomodoro ou à programmer une minuterie. Et ensuite, seulement ensuite, vous pourriez ouvrir votre boîte courriel et répondre à des messages. Le danger de commencer sa journée par les courriels est d'y rester collée pendant des heures. Nous avons souvent la fâcheuse habitude de nous dire que nous allons répondre à tous les messages pour « s'en débarrasser » afin d'ensuite pouvoir se concentrer sur nos tâches ... mais la réalité c'est qu'on passe plus souvent qu'autrement la journée à répondre à ces fameux courriels.
OPTIMISER SA PÉRIODE DE GÉNIE
L'art de travailler plus intelligemment et non davantage est parfaitement illustré dans ce conseil. Si vous vous demandez ce qu'est une période de génie, c'est simplement le moment dans la journée où vous vous sentez au sommet de vos capacités. Si ce principe est vague pour vous, posez-vous cette question : « à quel moment dans la journée suis-je la plus productive, la plus motivée, et la plus créative? » La réponse que vous obtiendrez devrait être une fenêtre de temps variant de 2 à 3 heures. Lorsqu'elle est identifiée, il est capital que vous traitiez cette période de façon très, très, très précieuse, parce que c'est à ce moment de la journée où vous êtes dans votre période de génie et que votre performance est à son meilleur. En d'autres mots, ça signifie que vous travaillez plus rapidement, que vous faites moins d'erreurs et que la qualité de votre travail est au sommet.
Pour gagner du temps, je vous recommande de vous pencher sur les tâches suivantes pendant votre période de génie : élaboration ou planification de projet, création de contenu, réflexions stratégiques, ou toute autre tâche importante qui requiert de la concentration. Pour plus de détails sur ce principe et également pour savoir comment l'appliquer à votre semaine et votre mois, référez-vous à l'article Planifier en fonction de son énergie.
CONCLUSION
Des 5 façons de créer du temps dans sa journée, laquelle choisirez-vous d'adopter dès maintenant? Inscrivez votre réponse dans les commentaires afin de m'en faire part. Ces conseils sont tous accessibles, gratuits et relativement faciles à mettre en place. Je vous mets donc au défi d'en choisir un et de le mettre en place aujourd'hui même.
Si ces conseils résonnent avec vous et que vous aimeriez que je vous aide davantage dans votre productivité, organisation et sentiment d'accomplissement, assurez-vous de télécharger mes 5 check-lists gratuites en cliquant juste ici. Elles vous permettront de vous sentir en contrôle et en bonus, vous gagnerez du temps dans votre semaine! N'oubliez pas d'aimer cet article en cliquant sur le coeur, ça fait une immense différence pour moi et ça me permet de savoir que c'est le genre de contenu que vous aimez.
