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Vous commencez votre journée par vos courriels et messages? Ça pourrait être l'une des plus grandes erreurs qui freinent votre productivité et augmentent votre stress. Dans cet épisode, je vous explique pourquoi ne pas consulter ses courriels tout de suite en arrivant au travail et comment ça peut nuire à votre concentration, motivation et créativité. Je vous partagerai 10 raisons puissantes pour changer cette habitude et enfin reprendre le contrôle de vos matinées. Imaginez à quel point vous seriez plus efficace si vous commenciez vos journées en vous concentrant sur VOS priorités plutôt que celles des autres! Écoutez cet épisode et découvrez comment transformer vos matins pour avancer plus rapidement vers vos grands objectifs.
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Cet épisode s’inspire d’un récent post sur les 7 choses à éviter, la première étant « Regarder ses courriels en arrivant au travail ». Beaucoup d’entre vous ont commenté en disant que c’était difficile à mettre en pratique ou que vous ne compreniez pas pourquoi je conseillais ça.
J’ai d’ailleurs déjà consacré un épisode à la gestion efficace des courriels, qui avait eu beaucoup de succès, et vous aviez été nombreux à en demander plus.
Dans cet épisode, je veux vous sensibiliser aux effets négatifs de commencer votre journée par la lecture des courriels, que ce soit pour votre concentration, votre motivation ou votre productivité.
À la fin de cet épisode, vous comprendrez en quoi cette habitude peut être toxique au point de freiner la réalisation de vos grands objectifs. Vous aurez alors le choix conscient de continuer ou de modifier cette routine.
Mon souhait est simple : que vous changiez cette habitude pour commencer votre journée de travail en vous concentrant d’abord sur vos priorités, et non celles des autres.
Bien sûr, cet épisode s’adresse à celles qui ont la liberté de gérer leurs courriels comme elles le souhaitent. Si votre travail consiste à répondre aux courriels, je comprends que mes conseils ne s’appliqueront peut-être pas à vous.
1. Pourquoi commence-t-on souvent par les courriels?
On le fait souvent par habitude, parce que nos priorités du jour ne sont pas claires, par manque de planification, ou simplement parce que nous pensons que c'est nécessaire (c'est ce qui guide mes journées! – cela dépend de votre travail. Mais en acceptant ça, vous acceptez que ce sont les autres qui contrôlent votre journée).
2. 10 raisons de ne pas consulter vos courriels tout de suite
1. Parce que vous risquez de tomber dans vos courriels et d’y rester toute la journée. Qui ici a déjà ouvert sa boîte courriel à 8h, pour y relever les yeux à 14h, sans même avoir pris le temps de dîner ou d’aller à la salle de bain? C’est malsain! Si vous débutez votre journée par les courriels, vous serez occupée, mais non productive.
2. Parce que ce n’est pas votre priorité. Je comprends que répondre aux courriels fait sans doute partie de votre description de tâches. Quand vous répondez à un courriel, vous répondez à la priorité d’une autre personne. Je vous invite à dédier les premières heures de la journée à vos priorités, et non à celles des autres.
3. Perte de motivation. Soyons honnête, vous effectuez votre travail parce que vous aimez votre profession, pas parce que vous avez toute votre vie rêvée de répondre à des courriels. Si vous démarrez vos journées par les courriels, ça risque de nuire à votre motivation, notamment parce qu’il peut y avoir une perte de sens.
4. Incite au multitâches. Qui ici a déjà voulu fermer sa boîte courriel en fin de journée, pour ensuite recevoir la notification que vous avez 8 courriels de commencés, mais aucun de complétés? Moi ça m’arrivait souvent avant. Débuter la journée par les courriels nous pousse souvent à éteindre plusieurs feux en même temps et nous empêche de prendre du recul. Le résultat est alors souvent le même : nous nous lançons dans plusieurs tâches en même temps, ce qui nuit grandement à la productivité (même si nous avons l’impression d’être productive!).
5. Nuit à la créativité. Les premières heures du jour sont, pour plusieurs, les plus créatives et productive. Vous devriez préserver ce moment pour vous, car le fait de consacrer la première heure à vos courriels vous fait perdre une fenêtre d’opportunité précieuse pour la créativité.
6. Vous fait déroger de la planification. Si vous débutez vos journées en regardant les courriels, vous avez intérêt à planifier beaucoup de temps d’imprévus à votre horaire! À force de déroger de sa planification, ça cause une perte de contrôle, donc une diminution de sa confiance.
7. Risque de procrastination. Commencer la journée en lisant des courriels ou des messages peut donner une illusion de productivité, mais en réalité, c’est une forme de procrastination déguisée, qui vous empêche de vous concentrer sur les tâches qui sont réellement importantes.
8. Augmente le stress. On va se le dire, le simple fait d’ouvrir sa boîte courriel créé un stress pour plusieurs. On sent même le poids souvent sur nos épaules. La raison est que souvent, les courriels contiennent parfois des urgences et des imprévus. En les voyant tout de suite, vous commencez votre journée de façon réactive plutôt que proactive, ce qui peut causer un stress inutile et évitable, dès le début de la journée.
9. Perte de concentration. La concentration est un art fragile! En consultant ses courriels dès le départ, nous laissons les priorités des autres envahir notre journée, ce qui nous empêche de se concentrer sur nos tâches et projets importants. En d’autres mots, ça dilue notre attention et nous éloigne de nos objectifs importants.
Imaginez ceci : si à partir de maintenant, vous commenciez chacune de vos journées en investissant 30 minutes dans un projet important pour vous … où seriez-vous à la fin de l’année? Où seriez-vous dans 12 mois? Où seriez vous … dans 5 ans? Ne sous-estimez pas la puissance d’un petit 30 minutes concentré, car après 3 mois, ça donne 30 heures 😉. Et après 12 mois … ça donne 120 heures.
10. Vous êtes moins libre. Une cliente m’a dit l’an dernier « Émilie, depuis que je ne consulte plus mes courriels en commençant ma journée, je me sens tellement plus libre! ». Si c’est vous qui choisissez quand vous regardez vos courriels, vous reprenez un certain pouvoir sur votre temps, votre charge mentale et votre profession. Cette prise de pouvoir donne un sentiment de liberté. Ce n’est donc plus les autres qui dictent votre journée (ou votre début de journée), mais vous-même.
2. Quand devrions-nous regarder nos courriels?
Idéalement, après avoir complété une tâche ou une priorité, afin de vous donner un sentiment d'avancement. Travailler de cette manière permet aussi que, même si un gros imprévu ou une urgence vient chambouler votre journée, vous aurez accompli quelque chose, ce qui vous procurera un sentiment de satisfaction à la fin de la journée, même si elle ne s'est pas déroulée comme prévu. Ce que je recommande souvent à mes clientes, c'est de commencer la journée en attaquant une priorité. Si cette priorité est trop longue, mettez-vous une minuterie (par exemple 30 ou 60 minutes). Quand la minuterie sonne, vous pouvez consulter vos courriels, mais au moins, vous aurez déjà avancé. Et si vous modifiez la fréquence à laquelle vous répondez à vos courriels, n'oubliez pas d'en informer les personnes concernées.
CONCLUSION
J'espère que l'épisode « Ne consultez pas vos courriels tout de suite » vous convaincra que si vous aspirez à être plus productive et efficace, vous devez d’abord connaître vos priorités. Je sais que ce sujet est un thème à part entière et c’est pour cette raison que je vous invite à vous inscrire à mon webinaire gratuit sur la gestion des priorités. En reportant la consultation de vos courriels dans un deuxième temps, vous pourrez consacrer vos débuts de journée à ce qui compte vraiment, et ainsi mieux gérer vos véritables priorités.
LIENS & RESSOURCES MENTIONNÉS DANS L'ÉPISODE
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Émilie xo
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