Avez-vous un sentiment de stress en ouvrant votre boîte courriel, vous sentez-vous désorganisée à la vue de celle-ci ou en avez-vous tout simplement perdu le contrôle ? Si c'est le cas, sachez que vous n'êtes pas perdue ! Et si vous ne vous reconnaissez pas dans ces questions, mais que vous aspirez quand même à gérer vos messages électroniques personnels ou professionnels avec plus d'efficacité, ce billet-ci est pour vous. Une saine gestion des courriels vous procurera plus de légèreté et d'efficacité !
Je ne l'avais pas réalisé, mais ces dernières années, je détestais aller consulter mes courriels personnels. La seule action d'ouvrir ma boîte m'angoissait sans que je ne m'en rende véritablement compte. Même qu'en raison de cette « écœurantite aigue », je procrastinais sur la réponse de certains messages et même que parfois, j'oubliais tout simplement d'y répondre parce qu'ils apparaissaient trop loin dans ma liste interminable de messages non lus. Je mettais ça sur le fait que je recevais trop de publicités et d'infolettres, alors qu'en réalité, j'étais le problème.
Je refusais d'ouvrir mon Gmail. Les milliers de messages qui figuraient dans ma boîte de réception me causaient du stress et j'avais un réel sentiment d'inefficacité face à cette liste interminable de courriels divers qui, pour la plupart, n'étaient pas importants du tout.
Peut-être que vous vous dites que c'est tout à fait normal d'avoir des milliers de messages dans sa boîte de messagerie personnelle ou professionnelle, parce que nous en gérons une quantité phénoménale de nos jours. En fait, c'est totalement illogique que d'avoir autant de courriels dans sa boîte si on veut être efficace, organisée et en contrôle (pour les controll freak comme moi).
Je vous partage dans ce billet-ci les trucs que j'ai mis en application dernièrement afin de faire le ménage complet de ma boîte courriel. J'utilise désormais Gmail pour gérer à la fois mes correspondances personnelles et professionnelles, mais sachez que mes conseils peuvent très bien fonctionner pour n'importe quelle plate-forme, que vous travailliez avec Outlook, Hotmail ou autre. Je vous recommande d'appliquer mes conseils tant dans vos boîtes courriel professionnelles ET personnelles. Pour plus d'efficacité et de légèreté, il est primordial d'effectuer une saine gestion des courriels.
Plusieurs de mes techniques m'ont été apprises lors d'une formation de productivité sur la gestion des courriels que j'ai suivie il y a déjà plusieurs années. À mon ancien travail, nous utilisons Outlook (que j'adoooorais !) et qui me permettait pratiquement d'aller sur la lune tellement les possibilités étaient infinies. À défaut d'utiliser cette plate-forme aujourd'hui, j'ai finalement appris à aimer Gmail et je dois vous avouer qu'au final, c'est pas mal du tout !
Alors mesdames, soyez prête parce qu'ici nous aborderons tous les sujets reliés à la messagerie électronique, de la configuration jusqu'à la corbeille, en passant par les dossiers et les tâches relatives aux messages. Pour une gestion saine de sa boîte courriel, ça commence ici.
LA CONFIGURATION
Avant de faire un quelconque ménage, prenez le temps de configurer votre boîte aux lettres électronique afin d'avoir plus de facilité à lire vos messages, à y répondre et aussi, pour que ce soit joli ;-). Pour plusieurs d'entre nous, nous passons plusieurs heures devant l'écran, donc je crois que l'esthétisme d'une boîte courriel en vaut la peine. Dans les paramètres de votre boîte, vous pouvez sincèrement TOUT gérer. De plus, si vous ne le saviez pas, vos pouvez aussi mettre des messages d'absence et des signatures automatiques. C'est pratique et ça fait professionnel, même s'il s'agit de votre compte personnel.
Sachez que certaines plate-formes offrent la possibilité de mettre un fond d'écran. Vous pouvez également ajouter des filtres pour gérer l'entrée de vos courriels, ajouter des couleurs, identifier certaines communications comme étant importantes, etc. Bref, les possibilités sont là ! Je pourrais littéralement vous donner une formation de deux heures sur la configuration d'une boîte optimale, mais comme vos besoins et vos goûts sont peut-être différentes des miens, je ne veux pas trop m'éterniser. Amusez-vous et allez fouiller afin de configurer votre boîte de façon optimale pour vous. Vous verrez que la saine gestion des messages électroniques vous donnera un réel boost d'efficacité !
LES INFOLETTRES
Avouez que nous en recevons beaucoup ! Pour plusieurs entreprises, c'est la meilleure façon de rejoindre leurs clients, alors nous ne sommes pas près d'arrêter d'en recevoir. Je connais certaines personnes qui ont même une boîte courriel dédiée uniquement à ce genre d'abonnements et qu'elles ne consultent que sporadiquement. Personnellement, je préfère les avoir dans ma boîte, entre autres parce qu'il y a 2 à 3 infolettres que j'adore lire et je veux aussi m'éviter de devoir gérer plusieurs adresses de messagerie.
Selon la plate-forme que vous utilisez, il se peut que vous ayez la possibilité de faire atterrir vos infolettres et publicités dans une catégorie différente. Personnellement, j'ai configuré ma boîte avec 3 catégories distinctes : « Principale », « Réseaux sociaux » et « Promotions ». Les infolettres tombent automatiquement dans la catégorie « Promotion », les notifications relatives à LinkedIn et compagnie vont dans la catégorie « Réseaux sociaux » et finalement, les courriels d'intérêt de ma boîte « Principale » se retrouvent ainsi moins ensevelis.
Deux conseils que je vous recommande en lien avec la gestion des infolettres sont :
Assurez-vous de vous désabonner au fur et à mesure des messages pour lesquels vous n'avez aucun intérêt.
Et pour celles auxquelles vous voulez rester abonnée, assurez-vous de les classer ou de les supprimer, tout dépendant de l'importante et la pertinence, une fois qu'elles ont été lues. Pour en apprendre davantage sur le classement des messages, lisez le prochain sujet ci-dessous.
LES DOSSIERS ET LES SOUS-DOSSIERS
Il faut classer ses courriels. En fait, je me reprends. Il faut classer tous ses courriels au fur et à mesure. Quand je dis ça aux gens, plusieurs tentent de trouver une excuse quelconque pour me justifier qu'ils n'ont soit disant pas besoin de classer leurs messages. Oui, je sais qu'il y a une façon simple de retrouver ses messages avec des mots clés. Et oui, je sais aussi qu'on peut être super organisée et ne jamais oublier de répondre aux gens malgré les centaines de messages qui sont dans la boîte. Je sais tout ça, mais vous devez quand même les trier et les classer. Fin. C'est rare que j'insiste autant sur un point, alors considérez que c'est TRÈS important, parce que la saine gestion des courriels dépend principalement de ce conseil.
Mais par où commencer ?
Tout d'abord, regardez les dossiers que vous avez déjà de créés (si vous en avez). Sont-ils pertinents ? Est-ce qu'il y en a trop ? Si vous jugez qu'il y en a trop, tentez de les réorganiser et d'en supprimer quelques-uns tout en s'assurant qu'ils soient simples et clairs. Gardez en tête que vous pouvez aussi créer des sous-dossiers si cela fait plus de sens. Par exemple, vous pourriez avec un dossier principal nommé « Personnel » et vos sous-dossiers pourraient avoir des titres comme « Voiture », « Maison » et « Voyages ». Donc quand vous avez des messages personnels de nature générale, vous les glissez dans le dossier principal « Personnel », mais lorsque vous recevez une confirmation électronique de réservation d'hôtel par exemple, vous la glissez dans « Voyage ». Vous me suivez ? Si vous êtes des adeptes des couleurs, n'hésitez pas à ajouter une étiquette colorée pour vous aider visuellement à vous retrouver. #jadorelescodesdecouleur
TÂCHES
Pour éviter de submerger votre boîte de réception principale lorsqu'un message ne doit pas être traité tout de suite, créez une tâche électronique avec ce courriel incluant un rappel à la date à laquelle vous devez le traiter. Si les tâches électroniques vous intimident, notez simplement dans votre agenda que vous devez faire un suivi relatif à ce courriel pour la date précise et ensuite, classez la correspondance en question dans le bon dossier.
Je sais que certaines préfèrent laisser les courriels non traités dans la boîte de réception et de les classer uniquement lorsqu'ils ont été réglés, mais pour avoir déjà travaillé ainsi, cela peut rapidement devenir trop envahissant, surtout si vous gérez une quantité importante de messages. La méthode que je vous propose vous permettra de vous libérer mentalement car autrement, vous aurez toujours le courriel en question dans le visage alors qu'il n'est aucunement nécessaire d'y accorder de l'importance dans le moment.
Si vous gérez plusieurs messages électroniques par jour, comme c'était mon cas avant, la conversion des courriels en tâches électroniques est selon moi la meilleure méthode. Sachez qu'Outlook a son propre outil de gestion de tâches intégré (avec des codes de couleurs et tout ... je m'en ennuie presque !). Si vous utilisez une plate-forme gratuite, vous pouvez télécharger des applications de productivité comme Trello par exemple, que vous pouvez joindre à votre boîte courriel et ainsi créer des tâches électroniques. Dans les deux cas, l'efficacité sera au rendez-vous, votre gestion des courriels sera saine et vous vous sentirez physiquement libérée.
BOÎTE DE RÉCEPTION
Ce qu'il faut retenir de la boîte de réception principale, c'est qu'à la fin de votre journée, votre boîte doit être complètement vide. Je sais que ça peut faire peur si vous avez à ce jour 10 000 messages dans votre boîte, dont 2 500 qui sont non-lus, mais je vous assure que c'est possible. Je devais gérer entre 50 et 150 courriels par jour auparavant et j'y arrivais, même pendant les périodes les plus occupées de l'année.
Ainsi, le soir en quittant l'ordinateur, nous avons un sentiment de contrôle et de légèreté et au retour au bureau le lendemain matin, seuls les nouveaux messages figureront dans votre boîte, et non des centaines. Prenez l'exemple d'une vraie boîte aux lettres. Quand vous recevez une facture qui est à traiter dans 15 jours seulement, vous ne la laissez pas 15 jours dans la boîte. Vous allez l'ouvrir, lire le contenu, vous noterez la date du paiement dans votre agenda pour ne pas l'oublier et vous la classerez. Faites pareil avec les messages électroniques ... bien que je sois pleinement consciente que nous en recevons BEAUCOUP plus que des lettres !
Si vous avez 300 courriels dans votre boîte de réception actuellement, j'estime que le ménage vous prendra possiblement une heure. Si vous en avez 3 000 par contre... c'est une autre histoire. Comme j'ai déjà vécu cette perte de contrôle avec des milliers de courriels personnels, pour repartir de zéro sans devoir changer de compte, je me suis créée un dossier nommé : « Z - Éléments reçus avant le (date) ». Le « Z » est simplement utilisé pour qu'il apparaisse au bas complètement de mes dossiers, étant donné qu'ils sont traités par ordre alphabétique. Dans le même ordre d'idée, le titre de mon dossier professionnel le plus important commence par « 0 » parce que je veux qu'il apparaisse tout en haut. Alors pour conclure, j'ai ainsi glissé la grande totalité de mes 3 000 courriels dans ce dossier afin m'assurer qu'ils existaient toujours, si jamais je dois les consulter. Ce n'est pas l'idéal, mais c'est une façon simple et efficace de recommencer à zéro et d'implanter une saine gestion des courriels.
LE CELLULAIRE VERSUS L'ORDINATEUR
Je l'avoue, avec la quantité de messages que nous gérons à tous les jours, ça devient compliqué de bien gérer ses courriels depuis le bout de son cellulaire. C'est pour cette raison que je vous encourage à vous brancher sur votre ordinateur ou à votre tablette régulièrement. La gestion des courriels par téléphone intelligent ne devrait se faire qu'en déplacement ou bien lorsque nous n'avons pas d'accès à un ordinateur sur le moment.
Un conseil d'efficacité que je veux vous partager est d'éviter de répondre à vos courriels à tout bout de champs lorsque vous recevez la notification d'un nouveau message, parce que (1) c'est beaucoup plus long de répondre à un courriel en tapant sur son téléphone versus un clavier, et (2) vous perdrez le momentum de ce que vous étiez en train de faire. C'est d'ailleurs prouvé que ça prend 12 minutes à notre cerveau pour se remettre dans un état de concentration optimal lorsque nous sommes dérangées. Donc si vous répondez toujours à vos courriels au moment même où ils entrent sur votre téléphone, vous aurez l'impression de n'avoir rien fait de votre journée.
En résumé, je vous recommande de gérer l'essentiel du bout de votre téléphone et de vous connecter au moins une fois par jour sur un ordinateur afin d'effectuer le tri de vos messages de la journée et de taper les courriels plus longs.
QUAND GÉRER SES COURRIELS
Pour plusieurs professionnelles d'entre vous, la gestion des courriels est une des principales tâches de la journée, donc vous avez sans doute l'impression d'être toujours en train de les traiter. C'était ma réalité d'avant et le conseil que je peux vous donner pour une efficacité optimale, c'est de vous bloquer du temps pour répondre aux courriels car autrement, vous débuterez votre journée en y répondant et vous vous rendrez compte, 5 heures plus tard, que vous n'avez encore commencé aucune des tâches de votre liste.
Si vous voulez travailler sur une tâche importante, un des meilleurs trucs pour être plus productive est de fermer sa boîte courriel (ou de se mettre en mode avion) pendant un certain temps. Pour les urgences, il reste toujours le téléphone, non ? Ainsi, vous ne serez pas tentée d'aller répondre à vos messages, votre concentration sera au top et vous éviterez de commencer 8 courriels sans finir d'en rédiger un seul.
LA CORBEILLE ET LES MESSAGES SUPPRIMÉS
La corbeille ne sert pas à conserver des messages « juste au cas où ». La corbeille est une poubelle et il faut la vider de temps en temps car autrement, ça prend de l'espace pour rien.
Quant aux messages que vous supprimez, vous ne devriez supprimer que les conversations qui sont sans importance et dont vous n'aurez jamais besoin d'aller consulter dans le futur. Petite anecdote, j'avais auparavant une cliente qui supprimait automatiquement un courriel lorsqu'il était réglé et traité. Alors quand je lui posais des questions sur un événement passé, elle n'était jamais capable de me répondre car les informations écrites n'existaient plus. Fort heureusement, je gardais tout et je pouvais ainsi répondre non seulement à mes questions, mais également à ses questions. Alors dans un cadre professionnel, je vous recommande de supprimer uniquement le minimum et assurez-vous de garder le plus de messages possible en référence au cas où un client aimerait revenir sur certains aspects.
ET LES ÉLÉMENTS ENVOYÉS ... ON EN FAIT QUOI ?
Et bien, nous devons les classer aussi. Quand j'ai appris cette méthode il y a quelques années, je trouvais que c'était un peu intense ... mais dans l'optique d'éventuellement libérer de l'espace sur la boîte de courriel et aussi, pour que toutes les correspondances relatives à un projet soient au même endroit, c'est au final bien logique de les classer plutôt que de les laisser traîner avec des milliers d'éléments envoyés.
Libre à vous de les gérer au fur et à mesure ou de temps en temps, mais personnellement, j'aime les classer à la fin de la journée. Je supprime les réponses polies et sans importantes du genre « Merci » ou « Ok, c'est noté », et je conserve les conversations ayant du contenu pertinent.
Alors à la fin de la journée, non seulement ma boîte courriel est vide, mais mes éléments envoyés le sont aussi :-) ! Voici une saine gestion des courriels qui vous procurera un grand sentiment de légèreté et d'efficacité !
Je pourrais aller beaucoup plus dans le détail de la saine gestion des courriels ... au point où je pourrais littéralement écrire un livre ou donner une formation complète de 8 heures, mais nous allons nous en tenir à ces quelques trucs clés pour aujourd'hui.
Si vous vivez certaines problématiques par rapport à vos messages ou si vous aimeriez avoir plus de détails relatifs à certains aspects, écrivez-moi !
Conseil de planificatrice : planifiez un bloc de 1 à 3 heures à votre agenda d'ici les 7 prochains jours afin de mettre en application mes conseils. Vous vous dites sans doute que vous n'avez pas le temps, mais sachez qu'en le faisant, vous gagnerez du temps et la gestion des courriels deviendra soudainement plus simple et nettement plus agréable. Vous me remercierez, je vous le garantis !
Si vous avez apprécié ce billet de blogue, je suis certaine que vous aimeriez mon balado, le Podcast 168 heures. Découvrez-le juste ici!